BERBAGAI JENIS DOKUMEN DAN PENJELASANNYA

Pengertian dokumen secara singkat adalah bentuk rekaman yang dapat dijadikan alat bukti. Rekaman tersebut beraneka ragam bentuknya, namun umumnya berupa surat. Dokumen digunakan untuk mendukung keterangan akan suatu keadaan sehingga posisi keadaan lebih meyakinkan. Keberadaan dokumen sangat penting karena terbatasnya kemampuan manusia.

Dokumen mempunyai ciri-ciri sebagai berikut, yang pertama adalah memberikan informasi kepada pihak-pihak yang membutuhkan, membantu pihak manajemen atas proses pengambilan keputusan, memiliki nilai hukum sehingga bisa dijadikan bukti atas apa yang sudah kita lakukan atau kerjakan, memberi pedoman untuk menyelesaikan masalah atau pekerjaan tertentu, dan membantu dalam proses penyelesaian pekerjaan kantor.

Ditinjau dari penelitian, jenis dokumen dapat dibagi menjadi tiga, yaitu dokumen primer, dokumen sekunder, dan dokumen tersier. Dokumen primer adalah dokumen yang berisi informasi penelitian langsung dari sumbernya. Contoh dari dokumen primer paten penelitian, laporan, disertasi, kertas kerja. Dokumen sekunder merupakan dokumen yang berisi informasi mengenai literatur primer. Contoh bibliografi. Sedangkan dokumen tersier adalah dokumen yang berisikan informasi yang mengenai literatur sekunder, contohnya adalah buku teks dan buku panduan literatur.

Selain ditinjau dari penelitian, dokumen juga bisa ditinjau dari kepentingannya. terdapat empat jenis dokumen, yakni:

a) dokumen pribadi, yaitu dokumen yang menyangkut kepentingan pribadi atau perorangan. contohnya adalah KTP, SIM, dan Ijazah.

b) dokumen niaga, merupakan dokumen yang berkaitan dengan perniagaan yang berupa surat-surat berharga yang dapat digunakan sebagai alat pembayaran. contohnya adalah cek, obligasi, saham, faktur, kuitansi, surat pengantar, dll.

c) dokumen sejarah, merupakan dokumen yang berkaitan dengan sejarah yang berupa catatan penting sebagai alat pembuktian peristiwa yang terjadi pada masa lampau. contohnya adalah fosil, tugu, rekaman film perjuangan, autobiografi dan naskah proklamasi.

d) dokumen pemerintah, dokumen pemerintah meliputi dokumen yang berisi tentang informasi ketatanegaraan suatu pemerintahan. contohnya adalah keputusan presiden, undang-undang, peraturan pemerintah, peraturan daerah dan perjanjian kerjasama antar negara.